Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Büro Heskamp GmbH & Co. KG, Am Lehmbrink 12, 49832 Messingen
E-Mail: info@buero-heskamp.de, Telefon: 0 59 05 - 67 99 01 0

2. Welche Daten wir verarbeiten

Beim Besuch dieses Shops erfassen wir automatisch technische Daten (Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs) in Server-Logdateien. Diese Daten sind zum sicheren Betrieb des Shops erforderlich und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Logdateien werden täglich rotiert und nach 14 Tagen automatisch gelöscht, spätestens also nach 15 Tagen.

Sie können im Shop mit einem Eltern-/Kundenkonto oder als Gast ohne Konto bestellen. Mit Konto verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), optional Lieferanschrift und Kunden-/Schülerkartennummer. Wer online eine Schülerkarte beantragt, gibt zusätzlich Telefonnummer und Anschrift an und kann freiwillig in den Erhalt von Werbe-E-Mails einwilligen; diese Einwilligung können Sie jederzeit formlos gegenüber der oben genannten Kontaktadresse widerrufen.

Bestellen Sie als Gast, verarbeiten wir die Angaben aus dem Bestellformular: Name, E-Mail-Adresse, optional Anschrift und Telefonnummer sowie bei Bestellungen nach Klassenliste Vorname, Nachname, Schule und Klasse des Kindes. Dafür legen wir intern einen Gast-Datensatz ohne Zugangsdaten an. Wir nutzen ihn ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Bestellung, für Rückfragen und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Mit denselben Angaben können Sie Ihren Vertrag auch ohne Konto widerrufen.

Zu jedem im Konto angelegten Kind speichern wir Vorname, Nachname sowie die zugeordnete Schule und Klasse. Diese Daten werden ausschließlich benötigt, um die passende Bücher- und Schulbedarfsliste zuzuordnen und Bestellungen dem richtigen Kind zuzuweisen.

Bei einer Bestellung verarbeiten wir zusätzlich: bestellte Artikel, Preise, gewählte Zahlart, Bestellnummer und Zahlungsstatus. Für die Kommissionierung erstellen wir intern einen Packzettel mit Kundenname und Bestellinhalt; dieser wird ausschließlich innerhalb unseres Unternehmens an die für Verpackung/Versand zuständige Stelle weitergeleitet, nicht an externe Dritte.

Für die Buchung eines Beratungstermins (z. B. Ranzen-, Rucksack- oder Füllerberatung) verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Ihre optionalen Anmerkungen zum Termin. Diese Daten tragen wir zur Terminorganisation in unseren Kalender ein, der über die unter Punkt 8 genannte Microsoft-365-Infrastruktur verwaltet wird.

Über den auf der Startseite verlinkten WhatsApp-Kontakt verlassen Sie unsere Website und gelangen zu WhatsApp (Meta). Für die dortige Kommunikation gilt die Datenschutzerklärung von WhatsApp/Meta; wir erhalten dabei keine Daten über Ihren bloßen Aufruf des Links.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Konto-, Bestell- und Zahlungsdaten sowie die Daten der im Konto angelegten Kinder verarbeiten wir zur Erfüllung des Kaufvertrags bzw. zu dessen Anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Aufbewahrung von Rechnungs- und Bestelldaten über die gesetzlichen Fristen (siehe Punkt 12) beruht auf unserer rechtlichen Verpflichtung dazu (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Server-Logdateien verarbeiten wir zum sicheren technischen Betrieb des Shops auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cookies/Dienste, die eine Einwilligung über das Cookie-Banner voraussetzen (Elfsight, Produktvideos), sowie die Werbe-E-Mail-Einwilligung verarbeiten wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

4. Besonderer Hinweis zu Daten von Kindern

Namen und Klassenzugehörigkeit von Schülerinnen und Schülern sind besonders schutzwürdige Daten. Der Zugriff auf diese Daten ist auf autorisierte Mitarbeitende beschränkt und nur nach Anmeldung mit Passwort und einem zusätzlichen Code möglich. Wir löschen bzw. anonymisieren diese Daten nach Ablauf des jeweiligen Schuljahres, sofern keine gesetzliche aus dem Handels- oder Steuerrecht folgende Aufbewahrungspflicht (z. B. für Rechnungsdaten) entgegensteht.

5. Warenkorb (lokale Speicherung im Browser)

Die Artikel in Ihrem Warenkorb werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser (Local Storage) gespeichert, nicht auf unseren Servern. Diese Daten verlassen Ihr Gerät erst beim Abschluss der Bestellung.

6. Cookies

Wir setzen ein technisch notwendiges Cookie, das Ihre Anmeldung im Kundenkonto speichert. Dieses Cookie ist für den Betrieb des Shops erforderlich und benötigt keine Einwilligung. Das unten unter Punkt 10 beschriebene Bewertungs-Widget von Elfsight sowie eingebettete Produktvideos (Punkt 11) werden erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner ausdrücklich zugestimmt haben; ohne Zustimmung werden keine Cookies dieser Anbieter gesetzt. Ihre Auswahl können Sie jederzeit ändern, indem Sie die lokalen Website-Daten Ihres Browsers für diese Seite löschen - danach erscheint das Cookie-Banner erneut.

7. Zahlungsabwicklung

Bei Zahlung per PayPal werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an PayPal (Europe) S.à.r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg übermittelt. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von PayPal. Bei Vorkasse, bei Kauf auf Rechnung (nur für registrierte Kunden) und bei Abholung mit Barzahlung erfolgt keine Übermittlung an externe Zahlungsdienstleister.

8. E-Mail-Versand

Bestell- und Statusbenachrichtigungen sowie die Kalenderverwaltung für Beratungstermine versenden bzw. verwalten wir über Microsoft-365-Infrastruktur (Microsoft Ireland Operations Ltd.). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse sowie die zur Benachrichtigung bzw. Terminorganisation nötigen Daten verarbeitet. Microsoft kann Daten dabei auch außerhalb der EU/des EWR verarbeiten; für solche Übermittlungen setzt Microsoft die EU-Standardvertragsklauseln als geeignete Garantie nach Art. 46 DSGVO ein (Details im Microsoft Online Services Datenschutznachtrag/Data Protection Addendum). Es gilt außerdem die Datenschutzerklärung von Microsoft.

9. Hosting

Der Shop wird auf einem eigenen Server in unseren Geschäftsräumen in Messingen betrieben. Der Zugriff aus dem Internet läuft über einen vorgeschalteten Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen: Er nimmt die verschlüsselte Verbindung (HTTPS) entgegen und leitet sie über eine verschlüsselte Verbindung (VPN) an unseren Server weiter. Dabei werden technisch die IP-Adresse und die Angaben zur jeweiligen Anfrage verarbeitet (Server-Logdateien, siehe Punkt 2). Außerdem speichern wir verschlüsselte Sicherungskopien unserer Datenbanken und Dateien bei der Hetzner Online GmbH. Mit der Hetzner Online GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

10. Bewertungen (Google Reviews)

Zur Anzeige unserer Google-Bewertungen binden wir einen Dienst des Anbieters Elfsight, SL, C. de la Constitució 17, AD700 Escaldes-Engordany, Andorra, ein, jedoch erst nach Ihrer Zustimmung im Cookie-Banner (siehe Punkt 6). Nach Zustimmung kann beim Laden Ihre IP-Adresse an Server von Elfsight übertragen werden. Dabei werden Daten in das Drittland Andorra übermittelt; für Andorra besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Beschluss 2010/625/EU). Zusätzlich stützen wir die Übermittlung auf Ihre Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Es gilt die Datenschutzerklärung von Elfsight.

11. Produktvideos (YouTube/Vimeo)

Bei manchen Artikeln binden wir Produktvideos von YouTube (im datenschutzfreundlichen "erweiterten Datenschutzmodus" über youtube-nocookie.com) oder Vimeo ein. Auch diese Videos werden erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner zugestimmt haben oder das Video gezielt über den "Video laden"-Button anklicken; danach kann eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter mit Cookie-Setzung stattfinden. Dabei können Daten (insbesondere Ihre IP-Adresse) an Google LLC bzw. Vimeo.com, Inc. in die USA übermittelt werden. Beide Anbieter sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023); zusätzlich stützen wir die Übermittlung auf Ihre Einwilligung. Es gelten die Datenschutzerklärungen von Google (YouTube) bzw. Vimeo.

12. Speicherdauer

Bestell- und Rechnungsdaten speichern wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (handels- und steuerrechtlich in der Regel 10 Jahre). Schülerdaten löschen wir wie unter Punkt 4 beschrieben nach Schuljahresende. Die Daten Ihres Kundenkontos speichern wir, solange das Konto besteht; auf Ihren Wunsch löschen wir das Konto jederzeit, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Angaben aus dem Antrag auf eine Schülerkarte speichern wir, solange Sie die Schülerkarte nutzen, bzw. bis Sie die Löschung verlangen; eine Werbe-E-Mail-Einwilligung gilt bis zu Ihrem Widerruf. Daten zu Beratungsterminen (Name, Kontaktdaten, Anmerkungen) löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem Termin. Server-Logdateien werden nach 14 Tagen gelöscht (siehe Punkt 2). Daten, die wir gelöscht haben, verschwinden nach spätestens zwölf Monaten auch aus unseren verschlüsselten Sicherungskopien.

13. Weitergabe an Versanddienstleister und Großhändler

Wählen Sie den Versand, geben wir Ihren Namen und Ihre Lieferanschrift (bei Bedarf auch Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für die Zustellung) an das von uns beauftragte Versandunternehmen weiter. Manche Artikel liefern wir im Streckengeschäft direkt vom Großhändler; in diesem Fall erhält auch der Großhändler Ihren Namen und Ihre Lieferanschrift, damit er die Ware an Sie ausliefern kann. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Kaufvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei Abholung in unserem Geschäft findet keine Weitergabe statt.

14. Übersicht der Cookies und Browser-Speicher

Technisch notwendige Einträge setzen wir ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Einträge von Drittanbietern entstehen erst nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Kontaktadresse. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.